Politique de confidentialité

Intermetalink Corp. (« Intermetalink », « nous » ou « notre ») respecte votre vie privée et s'engage à protéger les renseignements personnels que vous nous communiquez. La présente politique explique quels renseignements nous recueillons, comment nous les utilisons et quels choix s'offrent à vous.

Elle s'applique aux renseignements recueillis au moyen de notre site Web intermetalink.com et de toute communication connexe (courriel, téléphone, formulaires de contact).

1. Renseignements que nous recueillons

Renseignements que vous nous fournissez

Lorsque vous communiquez avec nous au moyen de notre site Web, par courriel ou par téléphone, nous recueillons les renseignements que vous choisissez de nous transmettre, soit généralement :

• Nom
• Nom de l'entreprise
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone (s'il est fourni)
• Le contenu de votre demande, y compris les spécifications de produits, les quantités, les exigences de livraison ou tout autre détail que vous nous communiquez

Nous ne vous demandons aucun renseignement au-delà de ce qui est nécessaire pour répondre à votre demande.

Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous visitez notre site Web, nos fournisseurs de services et nous-mêmes recueillons automatiquement certains renseignements techniques limités, notamment :

• Adresse IP
• Type et version du navigateur
• Type d'appareil
• Pages consultées et temps passé sur chacune
• Site Web de provenance
• Emplacement géographique général (pays ou région)

Ces renseignements sont recueillis au moyen de technologies Web courantes. Ils nous aident à comprendre l'utilisation du site et à en améliorer le fonctionnement.

2. Portail d'inventaire pour les clients

Notre portail d'inventaire est réservé aux clients d'affaires que nous invitons. Si vous l'utilisez, nous recueillons et conservons aussi les renseignements suivants.

Votre compte

Nom, entreprise, adresse courriel et langue préférée, saisis par notre personnel lorsqu'il vous invite; la personne qui vous a invité et la date; le représentant qui vous est attribué; et l'état de votre compte (actif ou non). Nous conservons votre compte tant que vous avez accès au portail. Lorsque l'accès prend fin, nous le désactivons, et nous le supprimons un an après la fin de l'accès, ou plus tôt sur demande (voir « Vos droits »).

Demande d'accès

Si vous demandez l'accès au moyen du formulaire, nous recueillons votre nom, votre entreprise, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre ville, votre province ou État, votre message et la langue utilisée. Nous conservons une version codée (hachée) de votre adresse IP, et non l'adresse elle-même, pour limiter les abus du formulaire. Nous supprimons la demande 90 jours après l'avoir traitée, ou après un an si elle n'est jamais traitée.

Connexion

Chaque courriel de connexion contient un code à usage unique et un lien, valides 15 minutes. Nous conservons l'adresse et l'heure de chaque courriel de connexion pendant 7 jours, pour limiter le nombre d'envois; les codes et les liens sont supprimés un jour après leur expiration. Lorsque vous vous connectez, nous enregistrons une session avec votre adresse IP et le type de navigateur. Une session dure 24 heures, et nous supprimons son enregistrement 7 jours après sa fin. Pour protéger la connexion contre les abus, nous comptons les tentatives par adresse IP; ces décomptes sont supprimés après un jour.

Demandes d'inventaire

Lorsque vous envoyez une demande, nous conservons ce que vous avez envoyé : les articles et les quantités, ainsi que le numéro de téléphone, le lieu de livraison et les notes saisis, avec le nom, l'entreprise et l'adresse courriel de votre compte. Nous l'envoyons par courriel à votre représentant (ou à notre équipe des ventes), et une copie à vous, chacun avec un fichier Excel. Nous conservons les demandes pendant deux ans à compter de leur envoi.

Votre activité sur le portail

Lorsque vous utilisez le portail, nous enregistrons ce que vous y faites : les pages que vous ouvrez et le temps que vous y passez, vos recherches telles que vous les tapez (jusqu'à 100 caractères), les catégories et l'unité d'affichage que vous choisissez, les articles que vous ouvrez, ajoutez à votre liste, y modifiez ou en retirez, les demandes que vous envoyez, et chaque connexion (par code ou par lien, et depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette). Nous n'enregistrons ni votre adresse IP, ni les détails de votre navigateur, ni aucun prix. Nous nous servons de ces renseignements pour améliorer le portail et faire le suivi de vos demandes, et seul le personnel d'Intermetalink y a accès. Nous les conservons tant que votre compte est actif. Douze mois après la fin de votre accès, ou plus tôt si nous supprimons votre compte à votre demande, nous les rendons anonymes : ils n'indiquent plus qui vous êtes, et nous ne les conservons que sous cette forme. Nous ne les communiquons à personne et ne les vendons pas.

Sur votre appareil

Le portail conserve la liste que vous préparez dans le stockage local de votre navigateur sur cet appareil, pour qu'elle ne soit pas perdue si vous rechargez la page; elle est effacée quand vous vous déconnectez. Votre unité d'affichage (pièces, pieds ou livres) y est aussi conservée, et enregistrée dans votre compte pour vous suivre d'un appareil à l'autre. Le numéro de téléphone, le lieu de livraison et les notes saisis sont conservés seulement dans cet onglet du navigateur, jusqu'à l'envoi de la demande, à la déconnexion ou à la fermeture de l'onglet. Un témoin de connexion vous garde connecté; il est essentiel et dure 24 heures.

Fournisseurs de services du portail

• Neon (base de données), hébergée par Amazon Web Services dans la région us-east-2 (Ohio, États-Unis)
• Microsoft 365 (Canada), qui envoie les courriels du portail depuis no-reply@intermetalink.com
• Vercel, qui héberge le site Web et le portail (serveurs dans l'est des États-Unis)

Les journaux techniques enregistrent les erreurs afin que nous puissions les corriger; ils ne contiennent pas votre numéro de téléphone, vos renseignements de livraison, vos notes ni le contenu de vos demandes, et les adresses courriel y sont masquées. Ils sont conservés quelques jours au plus.

3. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements recueillis pour :

• Répondre à vos demandes et vous transmettre des soumissions
• Traiter et exécuter les commandes
• Communiquer avec vous au sujet de votre compte, de vos commandes ou de vos livraisons
• Tenir des registres à des fins comptables, fiscales et juridiques
• Améliorer notre site Web et nos services
• Vous envoyer nos analyses de marché et de l'information sur nos produits, uniquement si vous y avez expressément consenti

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins sans lien avec notre relation d'affaires.

4. Communication des renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous communiquons des renseignements limités à des fournisseurs de services de confiance qui nous aident à exploiter notre entreprise, notamment :

• Hébergement et infrastructure Web (Vercel), pour la diffusion du site
• Outils d'analyse, pour comprendre l'utilisation du site de façon globale
• Fournisseurs de services de courriel, pour l'envoi de courriels transactionnels et, si vous y avez consenti, de courriels promotionnels
• Hébergement de base de données (Neon), pour le portail d'inventaire pour les clients
• Microsoft 365 (Canada), pour l'envoi des courriels du portail d'inventaire
• Partenaires d'expédition, de transport et de dédouanement, lors de l'exécution des commandes, et uniquement pour les renseignements nécessaires à l'expédition et à la livraison

Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, en réponse à une procédure judiciaire ou pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité.

5. Transferts hors du Canada

Certains de nos fournisseurs de services exercent leurs activités à l'extérieur du Canada. Lorsque des renseignements sont transférés à l'étranger, nous prenons des mesures pour qu'ils demeurent protégés à un niveau comparable à celui qu'offrent les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels.

Les données du portail d'inventaire pour les clients sont conservées aux États-Unis (voir la section 2).

6. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, soit :

• Relations d'affaires actives : pendant toute la durée de la relation
• Dossiers de commandes et de transactions : selon les exigences des lois fiscales et comptables canadiennes (généralement six ans)
• Demandes qui ne mènent pas à une relation d'affaires : jusqu'à deux ans
• Portail d'inventaire pour les clients : selon les durées indiquées à la section 2

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les anonymisons.

7. Vos droits

Selon l'endroit où vous résidez, vous pourriez avoir certains droits à l'égard de vos renseignements personnels, notamment :

• Accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet
• Rectification : nous demander de corriger des renseignements inexacts
• Suppression : nous demander de supprimer vos renseignements, sous réserve des obligations légales de conservation
• Retrait du consentement : vous désabonner de nos communications promotionnelles en tout temps
• Portabilité : obtenir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à data_manager@intermetalink.com. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.

Pour obtenir l'accès au portail d'inventaire, utilisez le formulaire de demande d'accès ou adressez-vous à votre représentant. Pour consulter ou supprimer votre compte et vos demandes, écrivez à data_manager@intermetalink.com.

Si vous résidez au Québec, vous bénéficiez de droits particuliers en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25, notamment le droit d'être informé des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements. Nous ne prenons actuellement aucune décision de ce type.

Si vous résidez dans l'Union européenne, au Royaume-Uni ou en Californie, vous bénéficiez de droits en vertu du RGPD, du RGPD britannique ou du CCPA, respectivement. Nous respectons ces droits et répondrons à toute demande vérifiée.

8. Témoins et suivi

Notre site Web utilise des témoins (cookies) essentiels à son fonctionnement de base. Nous pouvons aussi utiliser des témoins d'analyse pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires et nous ne vendons pas les données de nos visiteurs à des tiers.

Vous pouvez gérer les témoins dans les paramètres de votre navigateur. La désactivation des témoins peut nuire à certaines fonctionnalités du site.

Le portail d'inventaire pour les clients utilise un témoin essentiel de plus, qui vous garde connecté pendant 24 heures, et conserve dans votre navigateur la liste que vous préparez et vos réglages d'affichage (voir la section 2).

9. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre l'accès, la communication, la modification ou la destruction non autorisés. Aucun système n'est parfaitement sûr, et nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des renseignements transmis à notre site Web ou à partir de celui-ci.

Si un incident de confidentialité touche vos renseignements personnels, nous vous en aviserons, ainsi que les autorités compétentes, comme l'exige la loi.

10. Protection des enfants

Nos services s'adressent aux entreprises et aux professionnels. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants de moins de 16 ans. Si vous croyez qu'un enfant nous a transmis des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous et nous les supprimerons.

11. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à l'occasion. La date de « Dernière mise à jour » indiquée en haut de la page correspond aux plus récentes modifications. Nous vous invitons à consulter la politique périodiquement. En cas de modification importante, nous en aviserons par courriel les clients avec qui nous entretenons une relation d'affaires active.

12. Nous joindre

Pour toute question sur la présente politique ou pour exercer vos droits :

Pour toute plainte que nous ne pourrions régler, vous pouvez également vous adresser à :

• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca)
• Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca)